Cách tạo cuộc họp trên Microsoft Team đơn giản

Microsoft Teams được biết đến là nền tảng giao tiếp cho doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp tạo cuộc họp nhóm, trò chuyện, lưu trữ tệp và tích hợp ứng dụng. Vì vậy, biết cách tạo cuộc họp trên nền tảng này sẽ giúp bạn có không gian làm việc, chia sẻ với mọi người trong nhóm dễ dàng hơn.

Hiện tại, Microsoft Teams được sử dụng cho cả hai nền tảng di động và máy tính. Do đó, dù ở bất cứ đâu hay bất cứ thời gian nào, bạn cũng đều có thể tạo một cuộc họp chỉ với những bước đơn giản dưới đây.

Cách tạo cuộc họp Microsoft Team trên máy tính

Khi bạn đang làm việc ở công ty và đã sẵn sàng cho một cuộc họp team hay một cuộc họp quan trọng, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khởi động Microsoft Teams và đăng nhập tài khoản

Bạn có thể sử dụng tài khoản do công ty cung cấp hoặc đăng ký tài khoản qua email cá nhân (hoặc công ty).

Bước 2: Chọn nhóm

Trên giao diện Microsoft Teams, bạn tiến hành chọn mục Nhóm trên thanh công cụ bên trái, sau đó chọn nhóm mà bạn muốn tổ chức cuộc họp. Nếu chưa có nhóm, bạn có thể chọn Tham gia hoặc Tạo nhóm bên trên góc phải màn hình.

Để biết thêm cách tạo nhóm, bạn có thể tham khảo bài viết Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams cho người mới bắt đầu.

Bước 3: Tổ chức cuộc họp

Khi giao diện nhóm vừa chọn hiển thị, bạn nhấp vào biểu tượng Camera ở trên góc phải màn hình như ảnh bên dưới:

Trong hộp thoại cuộc họp, bạn chọn Họp ngay để tiến hành họp trực tuyến với nhóm. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể hẹn ngày tổ chức cuộc họp khi nhấp vào mục Lên lịch cuộc họp.

Sau khi chọn Họp ngay, hệ thống sẽ tự tạo cuộc họp với đầy đủ các thành viên trong nhóm:

Bước 4: Thoát cuộc họp

Sau khi họp xong, bạn hãy nhấp vào nút Rời khỏi để thoát cuộc họp:

Cách tạo cuộc họp Microsoft Teams trên điện thoại

Nếu không thể có mặt tại công ty hoặc đang ở địa điểm không thể sử dụng máy tính, bạn vẫn có thể tạo cuộc họp Microsoft Teams trên điện thoại với các bước dưới đây:

Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Teams và đăng nhập

Bạn tiến hành khởi động ứng dụng Microsoft Teams đã được tải về trên điện thoại. Nếu chưa có ứng dụng, bạn có thể lên Appstore hoặc CH Play để tải về, hoàn toàn miễn phí.

Sau khi mở ứng dụng, bạn tiến hành đăng nhập tài khoản (tương tự như bước hướng dẫn trên máy tính).

Bước 2: Tạo lịch họp

Sau khi đăng nhập thành công, hệ thống sẽ hiển thị giao diện Microsoft Teams trên điện thoại. Lúc này, bạn hãy chọn mục Lịch ở thanh công cụ cuối màn hình:

Sau đó, chọn Tạo lịch để đặt lịch họp:

Bước 3: Chia sẻ cuộc họp

Sau khi Tạo cuộc họp, bạn tiến hành nhập tên cuộc họp và chọn Chia sẻ lên kênh để chia sẻ cuộc họp đến các thành viên được chọn. Sau đó, chọn Kênh (nhóm) để thực hiện cuộc họp.

Bước 4: Đặt lịch họp

Bây giờ, bạn chỉ việc lên lịch họp mà mình dự định tổ chức. Nếu muốn vào họp ngay, bạn có thể chọn ngày và thời gian tại thời điểm muốn họp. Hệ thống sẽ tự động tạo cuộc họp, bạn chỉ cần nhấp Hoàn thành cuộc họp là hoàn tất:

Bước 5: Tham gia cuộc họp

Sau khi tạo lịch họp xong, bạn hãy chọn nhóm mà mình đã đặt lịch. Trong hộp thoại Trò chuyện của nhóm, hệ thống sẽ thông báo cuộc họp. Hãy nhấp thông báo đó để mở hộp thoại:

Sau đó, nhấp Tham gia >> Tham gia ngay để vào cuộc họp:

Trong giao diện cuộc họp, bạn có thể chọn bật/tắt video hoặc micro trên thanh công cụ:

Bước 6: Rời khỏi cuộc họp

Bạn tiến hành rời khỏi cuộc họp bằng cách nhấp vào biểu tượng cuộc gọi màu đỏ ở góc dưới bên phải màn hình:

Các tính năng có thể sử dụng khi đang họp trên Microsoft Teams

• Bật hộp thoại trò chuyện: Cho phép các thành viên có thể trò chuyện, thảo luận trong quá trình họp.

• Trình chia sẻ màn hình: Giúp bạn biểu thị chương trình nào đó cho mọi người cùng xem, đồng thời có thể chia sẻ Bảng trắng (Microsoft Whiteboard) – công cụ tạo ra bảng trắng cho mọi người sử dụng bút để viết, vẽ trên hệ thống đó.

• Các tính năng khác: Khi nhấp vào dấu …, hệ thống sẽ hiển thị các tính năng giúp bạn ghi lại cuộc họp, thay đổi hiệu ứng nền,…

• Xem người tham dự: Giúp bạn xem các thành viên có mặt trong cuộc họp (chỉ áp dụng với điện thoại):

Trên đây là cách tạo cuộc họp trên Microsoft Teams đơn giản và dễ dàng mà ai cũng có thể làm được. Nếu bạn thấy hữu ích, đừng quên bài viết này để mọi người cùng biết nhé!

NGƯỜI VIẾT CONTENT
Địa chỉ: Tầng 18 Pearl Plaza, 561 Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, TP.HCM
Hotline: 0359 109 108
Email: nguoivietcontents@gmail.com
Website: nguoivietcontent.com